Serviço 05
Automação de documentos e back-office
Arquivos que chegam por e-mail, PDF ou imagem passam a ser lidos, conferidos e arquivados com regra — e o que fica em dúvida vai para uma fila de revisão, não para o esquecimento.
O que é
Leitura assistida com conferência obrigatória
Back-office é onde o documento vira dado. Nota que chega do fornecedor, comprovante enviado pelo cliente, contrato assinado, guia de recolhimento, romaneio de entrega: alguém abre, lê, digita em algum sistema e arquiva. Multiplicado por dezenas de arquivos por dia, esse trabalho consome um turno inteiro e é onde os erros de digitação mais aparecem.
A automação de documentos ataca as três partes. Na entrada, monitora a caixa de e-mail ou a pasta compartilhada e identifica o tipo de arquivo. No meio, extrai os campos combinados — fornecedor, valor, data, identificador — usando leitura estruturada e, quando o documento é irregular, leitura assistida por modelo de linguagem. Na saída, lança no sistema de destino e arquiva com nome padronizado.
O ponto que não abrimos mão: todo campo extraído tem um nível de confiança. Abaixo do limite definido com você, o documento não segue adiante sozinho — vai para uma fila em que uma pessoa confirma ou corrige. É essa fila que torna a automação de documentos segura o suficiente para tocar dinheiro e prazo.
Em uma frase
A máquina lê e propõe; a pessoa confirma o que estiver fora do padrão.
Combinamos leitura de arquivos estruturados, reconhecimento de texto em imagem e modelos de linguagem para casos irregulares. O uso de cada técnica é definido por tipo de documento e descrito na proposta.
O que está incluído
Entregáveis deste serviço
- Levantamento dos tipos de documento tratados e dos campos que precisam ser capturados.
- Monitoramento de caixa de e-mail ou pasta compartilhada para captura automática.
- Extração dos campos acordados, com nível de confiança calculado por campo.
- Fila de conferência para documentos com campo abaixo do limite definido.
- Lançamento dos dados no sistema de destino ou geração de arquivo de importação.
- Emissão de documentos a partir de modelo, com dados preenchidos automaticamente.
- Arquivamento com nomenclatura padronizada e organização por período e tipo.
- Trilha de auditoria: quem confirmou, quando e qual valor foi alterado.
Transparência
O que não está incluído
- Digitalização de acervo físico e organização de arquivo morto em papel.
- Custos de armazenamento em nuvem e de reconhecimento de texto por volume.
- Responsabilidade contábil, fiscal ou jurídica sobre o conteúdo dos documentos.
- Assinatura eletrônica com valor jurídico, que depende de provedor específico contratado por você.
- Extração confiável de documentos manuscritos ou com qualidade de imagem muito baixa.
- Aprovação de pagamentos sem conferência humana, que não configuramos por princípio.
Itens fora do escopo podem ser contratados à parte, com proposta específica. Nada é executado sem aprovação prévia por escrito.
Como funciona
Do documento recebido ao dado conferido
Cada tipo de documento entra em produção separadamente, começando pelo de maior volume e menor variação.
Amostragem
Reunimos uma amostra real de documentos de cada tipo, incluindo os mal formatados, para entender a variação que existe de verdade.
Definição de campos
Acordamos quais campos são capturados, quais são obrigatórios e qual nível de confiança exige conferência humana.
Construção e teste
Montamos a extração e medimos o acerto sobre a amostra, ajustando até chegar ao patamar combinado por tipo de documento.
Fila de conferência
Publicamos a fila de revisão, treinamos quem vai operá-la e definimos o prazo máximo de permanência de um item nela.
Produção acompanhada
Entramos em produção com acompanhamento próximo nas primeiras semanas e revisão periódica do índice de acerto.
Para quem indicamos
Indicado para operações com volume de papel digital
- Áreas financeiras que recebem dezenas de notas e comprovantes por dia.
- Empresas que precisam emitir documentos padronizados em série a partir de dados cadastrais.
- Operações com exigência de rastreabilidade e prazo de guarda de documentos.
- Times que hoje arquivam arquivos com nome improvisado em pastas sem padrão.
Não indicamos para volumes muito baixos — abaixo de algumas dezenas de documentos por mês, o custo de implantação raramente se paga, e dizemos isso antes de vender.
Investimento e prazo
A partir de R$ 3.800O valor considera a quantidade de tipos de documento, a variação de layout dentro de cada tipo e a existência de sistema de destino integrável. Tipos adicionais contratados junto compartilham a estrutura já construída.
Prazo médio: de 4 a 8 semanas, com o tempo concentrado na fase de amostragem e calibragem do índice de acerto.
Valores de referência para contratações a partir de setembro de 2026, sujeitos a alteração mediante proposta comercial.
Perguntas sobre este serviço
Três dúvidas específicas
Varia por tipo de documento e não prometemos um número antes de medir. Documentos padronizados e gerados por sistema costumam ter acerto muito alto; documentos escaneados com qualidade irregular, bem menos. Por isso a fase de amostragem existe: ela mede o acerto real sobre os seus arquivos e define o limite de confiança que aciona a conferência humana.
Depende da técnica escolhida, e isso é decidido com você. Há arranjos totalmente internos e há arranjos que usam serviços em nuvem. Quando há tratamento externo, informamos qual fornecedor, em que país ficam os servidores e qual a configuração de retenção — tudo registrado no documento de escopo, conforme exige a LGPD para transferência internacional.
Não configuramos aprovação de pagamento sem conferência humana. A automação pode preparar tudo — extrair os dados, conferir contra o pedido, montar o lote — mas a liberação final permanece com uma pessoa autorizada. É uma decisão de projeto nossa, não uma limitação técnica, e vale mesmo quando o cliente pede o contrário.
Próximo passo
Envie uma amostra dos documentos que a sua equipe processa
Com alguns exemplos reais de cada tipo, conseguimos avaliar a regularidade do layout, estimar o esforço de extração e indicar por qual documento vale começar.